6 passos para transformar a sua empresa Locadora

O que diferencia um empresa locadora que gera lucro de forma constante e crescente daquelas que não conseguem se tornar sustentáveis? A verdade é que não existe uma resposta simples para essa pergunta. Para analisar as possibilidades devemos levar em conta que os gestores precisam se atentar a alguns pontos chaves para evitar prejuízos e perda de investimentos.

Vamos abordar neste post os 6 principais passos para transformar a gestão da sua empresa locadora, isto é, as abrangências de gerenciamento, controle de contratos, apoio técnico; logístico e processo e automação de fechamento; consumo para faturamento:

Passo1: Controle de Disponibilidade
A manutenção viabiliza a gestão e a respectiva disponibilidade de um ativo/equipamento da empresa. Mas como vamos gerir e acompanhar essa disponibilidade? E além de localizar a posição e o status real do equipamento, pudéssemos evitar problemas e conflitos internos gerenciando reservas?

A solução LocOne oferece ferramentas de ações de tarefas e atividades, para organizar e fomentar o controle da disponibilidade dos equipamentos da empresa, ajudando a garantir que as falhas que ocasionam a ociosidade, impactos e conflitos internos ou externos de uso do equipamento, sejam minimizadas ou até eliminadas deixando assim de influenciar negativamente os resultados e indicadores almejados pela gestão. Vale lembrar que a indisponibilidade também pode refletir diretamente nas receitas da empresa, visto que as atividades podem ser reduzidas consideravelmente se não há equipamentos disponíveis para realizar a operação. Sendo assim, fazer uma boa gestão de disponibilidade é uma boa maneira de cortar gastos na sua empresa.

Passo2: Gestão de Contratos de serviços por cliente
Este passo é o chave para a estratégia de controle quantitativo de receita e consequentemente faturamento. Gestão de Contratos é tanto uma necessidade quanto habilidade cada vez mais frequentemente e requerida para os mais diversos segmentos de serviços do mercado e existem uma infinidade de tipos e modelos de contratos com vários aspectos importantes para a atenção e atuação das empresas. Contudo podemos relacionar e destacar alguns pontos a serem observados por toda empresa, são eles:

  • Cadastro detalhado das partes Contratante e Contratado.
  • Cadastro detalhado do item/serviço contratado.
  • Cadastro de parcelas de faturamento de um contrato.
  • Cobrança mensal de item e/ou serviço.
  • Geração de nota de entrega (Simples Remessa).
  • Cobrança Global e Inserção de uma ou mais franquias por item.
  • Cálculo proporcional na entrada e saída do item.
  • Meses faturáveis e não faturáveis.
  • Cobrança de excedente de franquia em fatura separada.
  • Prorrogação de Contrato
Renovação de Contrato.
  • Gestão de Data início e final.
  • Gestão de manutenção e suporte por contrato.
  • Regras específicas de faturamento por contrato.
  • Gestão de documentos anexos.

Quanto maior o número de contratos, mais complexa essa gestão. Quanto mais eficaz é a gestão de contratos, menor o risco de prejuízos de ordem financeira e de operação.

Passo3: Automação de Faturamento
Atualmente muitas empresas sentem dificuldades em lidar com seus setores faturamento e financeiro, devido ao excesso de trabalho manual que acarreta no gasto excessivo de tempo, falta de padronização, necessidade de mão de obra adicional, entre outros obstáculos e não atacar o coração do processo que fomenta e agiliza o repasse das receitas nas empresas, seria distanciar do que de fato alimenta a empresa.

A partir dessa realidade, podemos notar que esses problemas muitas vezes impedem que a empresa progrida em outras áreas, pois a administração acaba perdendo muito tempo com a solução de problemas e execução de trabalhos manuais e com isso, deixam de focar em estratégias importantes para o progresso da companhia. Com rápida emissão de boletos, notas fiscais e cobranças automatizadas, é possível economizar tempo de trabalho diariamente e focar em outras estratégias do negócio.

Pensando na Automação de Faturamento, o LocOne possibilita a captação de dados para o faturamento através de leitura de consumo via importação de dados e gerando assim os pedidos de venda e ordens de serviço. Viabilizando assim a emissão de faturas e notas fiscais, o que garante eficiência no processo de faturamento da empresa.

Passo 4: Manutenção de Ativos
Imagina qual seria a receita não operacional e respectivo valor agregado, no adequado controle e manutenção do ativo (veículos, máquinas e equipamentos) da sua empresa? Muita das vezes não conseguimos dimensionar o quanto “perdemos” de recursos financeiros a partir de demandas de manutenções sem o adequado planejamento dos ativos da empresa.

O LocOne viabiliza a administração e gestão adequada e completa dos ativos de uma empresa. A qual perpassa pela gestão de materiais, consistindo o controle das reais demandas de manutenção preventiva e corretiva. Organizando e listando todos os insumos necessários para a sua execução da manutenção. E gerando ações logísticas de compras para itens que serão necessários para essa atividade, avaliando estoque e disponibilidade de mão de obra (quando utilizamos estruturas de ordens de trabalho). Em outras palavras podemos afirmar que um planejamento de manutenções organizadas preventivamente, estabelecendo cronogramas, também ajuda a aumentar a disponibilidade dos ativos e equipamentos da empresa, eliminando falhas que poderiam virar um grande defeito aumentando, assim, ainda mais o tempo de ociosidade que o equipamento necessitaria para os reparos.

Além desses controles e levantamentos o LocOne permite gerir Chamados de Serviços, Internos e Externos para realização das referidas manutenções. E esses chamados poderão ser geridos por direcionador/criador, executor/responsável pelo atendimento, agendamento devido e respectivo controle de SLA.

Passo5: Chamados de serviço em campo – Assistência Técnica
A correta gestão de chamados (atendimento técnico) economiza tempo e permite a integração entre as áreas de uma empresa, o que gera uma comunicação eficaz. Isso faz com que uma série de questões sejam trabalhadas ao mesmo tempo dentro de uma empresa. A gestão de chamados permite:

  • Melhor aproveitamento do tempo;
  • Ganhar velocidade na resolução de problemas;
  • Melhor e maior qualidade no atendimento aos clientes;
  • Aumentar a satisfação dos clientes;
  • Melhorar a integração entre as diversas áreas da empresa;
  • Ganhar qualidade no produto/serviço;
  • Maior assertividade na tomada de decisões;
  • Melhor priorização das atividades;
  • Maior flexibilidade no direcionamento de demandas entre as áreas da empresa;
  • Monitoramento mais efetivo dos indicadores de performance.

Investir na gestão de atendimento e relacionamento tem como principal objetivo a satisfação do cliente. Afinal, organização, agilidade e eficiência do serviço são o termômetro imediato do seu público

Passo6: Gestão de Resultados (Gerenciais, Contábeis e Fiscais)
Manter uma empresa ativa, sem débitos e com a lucratividade em alta é um grande desafio para os gestores. Diante de um mercado tão concorrido é preciso agir com cautela e inteligência. Dessa forma, os relatórios gerenciais sempre são um instrumento importante para tomadas de decisões rápidas e eficientes nas Locadoras. Por serem tão importantes para o rumo de uma empresa, devem ser elaborados com objetividade e contar com informações atualizadas, relevantes e muito confiáveis. Em outras palavras podemos dizer, que os relatórios gerenciais são o norte para uma estratégia capaz de levar a empresa ao sucesso ou ao fracasso.

Os relatórios gerenciais devem apresentar tanto a análise de dados passados e atuais como projeções e tendências para o futuro da empresa. E por isso mesmo, para realizar relatórios gerenciais eficientes, é fundamental criar uma metodologia, indicando as informações que devem estar presentes e o objetivo a ser alcançado. Criar um padrão facilita a análise de desempenho da empresa, uma vez que será possível comparar documentos anteriores com o presente.