AS ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE GESTÃO

Já venho falando que a implantação de um sistema de gestão representa uma grande mudança na empresa. Entretanto, muitos são os casos de insucesso, de projetos que não acabaram ou que tiveram seu orçamento de tempo e custo estourado, ou ainda, que foram abortados ou não ficaram aderentes ao processo do cliente.

A charge abaixo retrata bem como o cliente e às vezes a própria consultoria se percebe no projeto.

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Existem muitas metodologias, em sua maioria baseadas no PMBook (Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos), é de autoria do Project Management Institute (PMI) ou, mais precisamente, do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI

Encontram-se no PMBook as principais diretrizes de como gerenciar um projeto com sucesso, quais as áreas de atuação e os principais pontos de gestão.

Como exemplo de uma dessas metodologias, podemos citar a metodologia AIP (Accelerated Implementation Program) da Líder Mundial SAP, com detalhamento preciso das etapas e modelos de documentação.

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Fonte: Portal SAP – AIP – Accelerated Implementation Program

Mas acreditem – mesmo assim, os números ainda não são os melhores – não basta o modelo – o importante é segui-lo. Vamos tentar entender o porquê de vários projetos não terem sucesso.

Primeiro, vamos ao conceito de Projeto, segundo o PMBook: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas”

Dessa forma é fundamental ter de forma clara qual o resultado se deseja alcançar, em quanto tempo e com quais recursos, considerando-se o ambiente em que a empresa está instalada, ou seja, todos os atores envolvidos.

Vamos tomar como base a metodologia ASAP para detalhar cada uma das etapas propostas e discorrer como isso direciona e organiza a execução de um projeto de implantação de sistema de gestão:

  • Preparação: É quando se faz o plano do projeto. São atividades dessa etapa
    • Repasse da venda pela equipe do Comercial. O que foi vendido, quais módulos, como é o cliente?
    • Preparação do Plano de Projeto: aqui se define qual será a equipe que irá participar do projeto por parte da consultoria: gerente, consultores
    • Reunião de KickOff – um dos principais marcos do projeto. Aqui é a primeira reunião com a equipe do cliente onde é fundamental:
      • Alinhar as expectativas, em especial de prazos,
      • Explicar ao cliente como se dará o processo de implantação
      • Definir a equipe de projeto – o gerente por parte da empresa contratante, os usuários chave, o responsável pela estrutura de TI
      • Apresentar um cronograma macro do projeto.
    • Business BluePrint: Essa também é uma etapa fundamental que que não pode de forma nenhuma ser negligenciada. É aqui que se faz o levantamento e documentação das principais características do negócio do cliente e como o software e gestão será implementado para atendê-las, sempre à luz do escopo contratado. É nesse momento que define como o sistema irá funcionar, o que será alterado no dia a dia da empresa e principalmente, se existe algum gap ou ponto não atendido pelo sistema ou pelo escopo contratado. A clareza é fundamental para se identificar e direcionar a solução de algum ponto que se não atendido, pode colocar em risco todo o projeto. A validação com os usuários chave é fundamental bem como a evidência do que foi especificado em um documento formal e assinado por todos os envolvidos.
    • Realização: É nessa etapa que o software é configurado, os cadastros são inseridos no sistema, seja por importação do sistema legado ou por inserção pelos próprios usuários. Entram aqui também as configurações fiscais e contábeis, as regras de autorização e todos os demais pontos definidos no Business Blue Print. Os pontos de atenção são:
      • Não fugir do combinado no Business Blue Print
      • Se houver alguma alteração, deve ser formalizada em um documento chamado Requisição de Mudança e o impacto em custo e prazo deve ser avaliado e acordado entre as partes.
      • Consistência dos dados cadastrais e configurações – são ponto chave para a operação. Em função disso, são feitos os testes unitários (teste de cada funcionalidade) com participação de todos – cliente e consultoria, para garantir que a configuração atende às necessidades da operação e ao que foi estabelecido no Business Blue Print
    • Preparação Final: nessa etapa são feitos os testes integrados – todos os módulos funcionado de forma integrada e o treinamento dos usuários. Os usuários chave são fundamentais uma vez que são eles os multiplicadores do conhecimento em suas equipes. Aqui se garante que é possível fazer a virada do sistema (GoLive) ou seja, abandonar o sistema antigo e utilizar somente o novo sistema de gestão. Um ponto crítico aqui é o levantamento dos saldos iniciais para implantação no novo aplicativo, em especial saldos de:
      • Contas a receber: por cliente, com data de vencimento e parcelas
      • Contas a pagar: por fornecedor, com data de vencimento e parcelas
      • Estoque: por item com quantidade e valor e em se tratando de itens com controle de lote e série, com identificação dos quantitativos por esses níveis de controle.
      • Bancos: saldos em contas bancárias
      • Saldos contábeis – saldos das contas contábeis
    • GoLive e Suporte: o GoLive é o início da operação, a partir dos saldos iniciais, detalhados acima. A consultoria geralmente assiste a operação durante trinta dias, ajustando algum ponto não identificado nos testes das fases de Preparação e Preparação Final bem como apoiando os usuários, que mudam totalmente sua rotina e estão se habituando com a nova ferramenta.

É fundamental a gerencia e colaboração de toda equipe uma vez que o ambiente é de conflito e mudança – é muito importante que cada um desempenhe o seu papel de forma centrada e coordenada para o sucesso do projeto.