Como escolher o ERP ideal para minha Empresa?

COMO ESCOLHER O ERP IDEAL PARA MINHA EMPRESA?

Geralmente as empresas, assim como nós, passam por ciclos de crescimento e na medida em que avançam, mudam suas necessidades, seja por demandas internas ou externas.

Seus gestores são então, obrigados a fazer escolhas e algumas delas impactam de forma significativa em todo ecossistema empresarial.

Vou hoje falar sobre a escolha do ERP (Enterprise Resourse Planing) ou o software de gestão de uma empresa.

Seja por necessidades internas – melhoria de informações, aumento do controle e margens de lucro ou obtenções de certificações como ISO ou externas, como as obrigações fiscais e trabalhistas (SPED´s , e-Social), a grande maioria das empresas brasileiras passa hoje pela necessidade de trocar seu sistema de informação.

A escolha vai muito além da avaliação da melhor tecnologia e custo – um ERP é a ferramenta que garante que o processo opere da forma esperada e consequentemente, gere as informações necessárias aos vários agentes empresariais – gestores, operadores, administração, governo, fornecedores e clientes. Se ele não é o ideal, você terá que atender a esses agentes com maior esforço – mais trabalho e mais pessoas, ou não vai atendê-los e vai deixar de existir – simples assim.

Vamos lá então – quais pontos devem ser analisados na sua escolha?

1- Qual é o seu core business ou seja, o que é fundamental para sua empresa funcionar?

  • Empresas de distribuição geralmente necessitam de um setor de compras forte e de um sistema logístico que lhes garanta programação de entregas, montagem de cargas, rapidez na expedição
  • Empresas de serviços geralmente devem ter um setor de atendimento diferenciado com help desk
  • Já nas indústrias, o controle do estoque e do processo produtivo geralmente é o mais crítico e custoso
  • Empresas de locação devem ter um controle de contratos, gestão de ativos – desde sua compra até sua manutenção e revenda.

Regra de Ouro: Entenda o que realmente precisa ser resolvido de forma específica e avalie as soluções apresentadas com esse foco – consegui ver o processo fundamental da minha empresa resolvido?

2- Qual o nível de maturidade de sua empresa / equipe?

  • Muitas vezes, em função do custo da implementação de um novo ERP as empresas querem já partir para soluções de ponta, com alto grau de complexidade tanto para implantação como para gestão diária. Isso geralmente não funciona – é parecido com uma criança de sete anos que começa a aprender física quântica sem antes ter passado pelos preceitos básicos do ensino médio.
  • O nome do jogo aqui é fazer o processo de forma planejada e evolutiva. Programe os passos e busque uma solução que permita expansão na sua utilização pelo próprio crescimento de sua empresa.

Regra de Ouro: Planeje a implementação de forma evolutiva – se necessário faça em fases – não vá com tanta sede ao pote.
3- Por onde começo a procurar?

  • São muitas as soluções existentes no mercado e, de forma geral, as mais reconhecidas, tem sempre pontos fortes e outros que deixam a desejar. Mas preste atenção nesses pontos:
    • A solução tem evolução permanente: um ERP deve sempre acompanhar as evoluções de mercado – tecnologia, legislação. Veja se no contrato estão embutidas essas atualizações e com qual periodicidade elas ocorrem.
    • Como será o suporte? Qual o tipo de atendimento você terá após a implantação? O seu contrato deve prever o tempo de atendimento de chamados por grau de criticidade e é seu papel fazer o acompanhamento contínuo desse atendimento.
    • Veja o que a concorrência usa, pesquise e peça demonstrações, converse com sua equipe e envolva todos no processo de decisão.

Regra de Ouro: Veja mais de uma solução, peça referências, visite empresas que já usam a solução proposta.

No mais, esteja preparado para mudanças – como boa mineira, diria que além do queijo, a goiabada também muda de lugar quando se passa por um processo de implantação de um ERP – mas esse já é um outro assunto…