Empresa da Locação – Dicas de Configuração de Operações Fiscais no ERP

As empresas de locação de bens móveis têm algumas particularidades que é bom ficar atento para não incorrer em riscos fiscais desnecessários.

Basicamente em uma operação de locação, temos as seguintes situações:

  • Compra do imobilizado a ser locado
  • Remessa do bem para o cliente
  • Manutenções, preventivas e/ou corretivas ao longo do período de locação
  • Retorno do bem pelo cliente
  • Faturamento da locação

Vamos agora indicar as operações fiscais vinculadas a cada uma das operações, com foco na tributação do ICMS. Para o primeiro dígito do CFOP, usarei um X, uma vez que o mesmo depende da origem da mercadoria – (1 ou 5) operações dentro do mesmo estado; (2 ou 6) operações interestaduais e (3 ou 7) operações oriundas/destinadas de outros países:

  • Compra de Imobilizado: os bens locados são registrados no imobilizado. CFOP ICMS X.551 ou X.406, para itens sujeitos a substituição tributária. Importante ressaltar que, considera-se imobilizadas todas as despesas para a aquisição do bem, tais como seguro, frete, etc. O ICMS dos itens não sujeitos a substituição tributária podem ser recuperados em 48 parcelas, sendo necessário o controle do CIAP – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente, lançado no bloco G do SPED Fiscal.
  • Remessa do Bem para o Cliente: é uma operação isenta do ICMS e o CFOP é X.949. Geralmente o valor do item na nota fiscal é pelo valor da reposição do bem em caso de perda. Importante colocar como informação a adicional que o bem se destina à locação e a base legal da isenção, que depende da legislação de cada estado.
  • Manutenções: Geralmente as empresas de locação têm dois tipos de contratos – aqueles em que estão inclusas as manutenções e aqueles em que o cliente arca com o ônus das mesmas. Aqui discutimos o tratamento que se dá às peças utilizadas na manutenção. Na maioria das vezes, as empresas de locação adquirem as peças de reposição e aproveitam o crédito de ICMS, uma vez que as mesmas podem ser vendidas. Dessa forma, o tratamento fiscal da saída das peças será diferenciado:
    1. O contrato de locação já cobre a manutenção, ou seja, o custo das peças de reposição utilizadas é de responsabilidade da empresa Locadora: Deve ser emitida nota fiscal, em nome da própria empresa locadora para baixa do estoque e estorno do crédito de ICMS apropriado no momento da aquisição – com isso o estoque fica atualizado para efeitos do SPED e o crédito não é utilizado de forma indevida. Meu entendimento é que é possível a emissão de uma única nota fiscal no mês, relacionando todos os itens. É importante que sejam alocados em depósito diferente do depósito para venda para que não sejam identificados como disponíveis. O CFOP pode ser o 5.949, com destaque do ICMS, quando for o caso e indicação do destino dos itens no campo de observações. Mas o ideal é conferir com o seu contador.
    2. O contrato de locação não cobra a manutenção, ou seja, o custo das peças de reposição utilizadas é de responsabilidade da empresa Locatária. Nesse caso, deve ser emitida uma nota fiscal de venda, X.102 com destaque do imposto, quando for o caso.
  • Retorno do Bem pelo Cliente: Aqueles clientes que emitem normalmente nota fiscal, devolvem os bens com CFOP X.949 para acompanhamento do bem locado, indicando que se trata de retorno de locação. Quando a locação é feita para pessoas físicas ou jurídicas não obrigadas à emissão de nota fiscal, quem faz essa emissão é a própria empresa locadora.
  • Faturamento da Locação: A receita de locação de bens móveis não é tributada pelo ICMS nem pelo ISS, conforme legislação em vigor. Geralmente é emitida uma Fatura de Locação, com destaque somente de PIS e COFINS.

De forma geral, essas são as principais particularidades das empresas de locação. Um ponto de atenção, que não citei acima, é que às vezes a empresa loca e também revende os bens – novos ou usados. Nesse ponto é fundamental que no momento da entrada do bem, ou seja, da compra, o bem seja direcionado para imobilizado ou para o estoque, uma vez que o tratamento do crédito do ICMS é diferente.

Fundamental que o ERP esteja corretamente parametrizado para controle dessas operações e seja preparado para controlar o processo de locação, com suas diversas regras de faturamento e controle de datas limites de contratos.