Fluxo Operações Contas a Receber e Pagar – Integração BankSync – SAP Business One

O Bank Sync, add-on para o SAP Business One™, para comunicação bancária brasileira, integra-se perfeitamente ao fluxo normal do SBO™, agregando velocidade, consistência e automação deste processo.

FLUXO DO CONTAS A RECEBER

Antes de explicar o fluxo é necessário deixar claro os status utilizados pelo SAP Business One™. São eles:

  • ENVIADO – Boletos que serão enviados ao banco para que o banco envie ao cliente
  • GERADO – Boletos impressos e enviados pela empresa, apenas informa o banco
  • DEPOSITADO – Boletos que foram enviados ao banco e retornaram com entrada normal (o banco aceitou)
  • PAGAMENTO – Boletos que foram enviados ao banco e retornaram com liquidação (o banco recebeu o pagamento)

Fluxo Normal do SAP Business One

  1. Registrar a “Venda” no SBO
    1. Vendas – C/R >> Nota Fiscal de Saída
      1. Informe os dados da “Nota Fiscal de Saída”
      2. Insira a “Nota Fiscal de Saída”
    2. Registrar o “Pagamento” da Venda no SBO
      1. Banco >> Contas a Pagar >> Contas a Receber
        1. Selecione o “Cliente” em “Código do Parceiro de Negócio”
        2. Selecione a “Nota Fiscal” na lista de “Documentos a Pagar”
        3. Selecione o “Meio de Pagamento…” na barra de ferramentas (Ícone Saco de Dinheiro)
        4. Selecione a aba “Boleto”
        5. Informe os dados do “Boleto”
        6. Selecione o status do “Boleto” como “Enviado”
        7. Confirme os dados do “Meio de pagamento”
        8. Insira o “Pagamento”

É importante salientar que para o SOB, pagamento indica, pagamentos de contas a receber e pagamentos de contas a pagar. A palavra pagamento não está vinculada ao pagamento de fornecedor e sim ao pagamento de uma conta.
Neste momento existe o boleto registrando que esta conta será paga através de um boleto, a Nota Fiscal já tem seu status alterado para “Fechado”, mas a contabilização deste pagamento ainda não foi efetuada. Para isso é necessário indicar o “Pagamento” deste “Boleto”. Conhecendo os boletos pagos a empresa voltará a informar os dados no SBO para finalizar o fluxo, e para cada boleto que desejar registrar o pagamento deverá seguir os seguintes passos.

  1. Registrar o “Envio” do Boleto Manualmente para o cliente
    1. Banco >> Boleto >> Administração de boletos
      1. Selecione o “Tipo de doc.” para “Contas a receber”
      2. Informe os demais filtros que julgar necessário
      3. Confirme o filtro
      4. Selecione a “Gaveta” de “Enviado”
      5. Selecione o “Boleto” desejado na lista de boletos
      6. Selecione “Gerado” em “Deslocar para”
      7. Confirme o “Envio”
    2. Registrar o “Depósito” do Boleto Manualmente para o cliente
      1. Banco >> Boleto >> Administração de boletos
        1. Selecione o “Tipo de doc.” para “Contas a receber”
        2. Informe os demais filtros que julgar necessário
        3. Confirme o filtro
        4. Selecione a “Gaveta” de “Gerado”
        5. Selecione o “Boleto” desejado na lista de boletos
        6. Selecione “Depositado” em “Deslocar para”
        7. Confirme o “Depósito”
      2. Registrar o “Pagamento” do Boleto Manualmente para o cliente
        1. Banco >> Boleto >> Administração de boletos
          1. Selecione o “Tipo de doc.” para “Contas a receber”
          2. Informe os demais filtros que julgar necessário
          3. Confirme o filtro
          4. Selecione a “Gaveta” de “Depositado”
          5. Selecione o “Boleto” desejado na lista de boletos
          6. Selecione “Valor” em “Deslocar para”
          7. Confirme o “Pagamento”

Neste momento a contabilização deste boleto foi efetuada e pode ser visualizada na tela de confirmação que aparece através da “Flecha Laranja” “Nº do lançamento contábil”.

Integrando o Add-on Bank Sync

Caso a empresa realize o recebimento dos boletos através da comunicação bancária existente no Brasil, deverá gerar um arquivo de remessa de acordo com o leiaute, padrão CNAB, do banco desejado com os dados de cada boleto e enviar este arquivo ao banco através de uma ferramenta disponibilizada pelo próprio banco.

O banco irá receber o arquivo com os dados, executar algumas validações e caso esteja tudo correto irá efetuar o pagamento. A empresa deverá recuperar um arquivo de retorno do banco, disponibilizado normalmente através da mesma ferramenta de envio, para identificar os pagamentos realizados.

O fluxo normal do SBO para este processo será desviado ao final do passo 2, e continuará da seguinte forma.

Fluxo Desviado pelo Add-on Bank Sync

  1. Exportar o “Arquivo de Remessa de Recebimentos”
    1. Banco >> Bank Sync >> Assistente de Exportação
      1. Selecione os filtros que desejar
      2. Selecione os boletos que desejar
      3. Confirme a exportação.

Neste momento será gerado o arquivo de remessa no local especificado no add-on contendo os boletos selecionados.

  1. Enviar o “Arquivo de Remessa de Recebimentos”
    1. Através da ferramenta do banco
      1. Normalmente isto é feito através de um site
    2. Receber o “Arquivo de Retorno de Pagamentos”
      1. Através da ferramenta do banco
        1. Normalmente isto é feito através de um site
      2. Importar o “Arquivo de Retorno de Recebimentos”
        1. Banco >> Bank Sync >> Assistente de Importação
          1. Selecione o arquivo de retorno de pagamentos que deseja importar
          2. Selecione o leiaute corresponde ao arquivo
          3. Confirme a importação

O Banco irá disponibilizar periodicamente os arquivos de retorno, e para cada boleto enviado irá enviar dois retornos. O primeiro retorno indica que o boleto recebido está correto e será processado, ou seja, cobrado. Esta ocorrência é usualmente chamada de “Entrada Normal”. Após o efetivo pagamento desta conta pelo cliente o Banco irá enviar o segundo retorno, informando que o boleto foi recebido, este processo é usualmente chamado de “Liquidação Normal”.
Para cada importação o assistente irá identificar no arquivo de retorno de recebimentos os boletos, e de acordo com a ocorrência informada serão atualizados os dados no SBO e atualizado também o seu status de “Gerado” para “Depositado” ou de “Depositado” para “Pago” criando assim, toda a movimentação contábil necessária.

FLUXO DO CONTAS A PAGAR

Fluxo Normal do SAP Business One

  1. Registrar a “Compra” no SBO
    1. Compras – C/P >> Nota Fiscal de Entrada
      1. Informa os dados da “Nota Fiscal de Entrada”
      2. Insere a “Nota Fiscal de Entrada”
    2. Registrar o “Pagamento” da Compra no SBO
      1. Banco >> Contas a Pagar >> Contas a Pagar
        1. Seleciona o “Fornecedor” em “Código do Parceiro de Negócio”
        2. Seleciona a “Nota Fiscal” na lista de “Documentos a Pagar”
        3. Seleciona o “Meio de Pagamento…” na barra de ferramentas (Ícone Saco de Dinheiro)
        4. Seleciona a aba “Boleto”
        5. Informa os dados do “Boleto”
        6. Confirma os dados do “Meio de pagamento”
        7. Insere o “Pagamento”

Neste momento existe o boleto registrando que esta conta será paga através de um boleto, a Nota Fiscal já tem seu status alterado para “Fechado”, mas a contabilização deste pagamento ainda não foi efetuada. Para isso é necessário indicar o “Pagamento” deste “Boleto”. Conhecendo os boletos pagos a empresa voltará a informar os dados no SBO para finalizar o fluxo, e para cada boleto que desejar registrar o pagamento deverá seguir os seguintes passos.

  1. Registrar o “Pagamento” do Boleto Manualmente
    1. Banco >> Boleto >> Administração de boletos
      1. Selecione o “Tipo de doc.” para “Contas a pagar”
      2. Informar os demais filtros que julgar necessário
      3. Confirme o filtro
      4. Selecione a “Gaveta” de “Gerado”
      5. Selecione o “Boleto” desejado na lista de boletos
      6. Selecione “Valor” em “Deslocar para”
      7. Confirme o “Pagamento”

Neste momento a contabilização deste boleto foi efetuada, e pode ser visualizada na tela de confirmação que aparece através da “Flecha Laranja” “Nº do lançamento contábil”.

 

Integrando o Add-on BankSync

Caso a empresa realize o pagamento dos boletos através da comunicação bancária existente no Brasil, deverá gerar um arquivo de remessa de acordo com o leiaute, padrão CNAB, do banco desejado com os dados de cada boleto e enviar este arquivo ao banco através de uma ferramenta disponibilizada pelo próprio banco.

O banco irá receber o arquivo com os dados, executar algumas validações e caso esteja tudo correto irá efetuar o pagamento. A empresa deverá recuperar um arquivo de retorno do banco, disponibilizado normalmente através da mesma ferramenta de envio, para identificar os pagamentos realizados.

O fluxo normal do SBO para este processo será desviado ao final do passo 2, e continuará da seguinte forma.

Fluxo Desviado pelo Add-on BankSync

  1. Exportar o “Arquivo de Remessa de Pagamentos”
    1. Banco >> BankSync >> Assistente de Exportação
      1. Selecione os filtros que desejar
      2. Selecione os boletos que desejar
      3. Confirme a exportação

Neste momento será gerado o arquivo de remessa no local especificado no add-on contendo os boletos selecionados.

  1. Enviar o “Arquivo de Remessa de Pagamentos”
    1. Através da ferramenta do banco
      1. Normalmente isto é feito através de um site
    2. Receber o “Arquivo de Retorno de Pagamentos”
      1. Através da ferramenta do banco
        1. Normalmente isto é feito através de um site
      2. Importar o “Arquivo de Retorno de Pagamentos”
        1. Banco >> BankSync >> Assistente de Importação
          1. Selecione o arquivo de retorno de pagamentos que deseja importar
          2. Selecione o leiaute corresponde ao arquivo
          3. Confirme a importação

Neste momento para cada boleto identificado pelo add-on no arquivo de retorno de pagamentos, serão atualizados os dados no SBO e atualizado também o seu status de “Gerado” para “Pago” criando assim toda a movimentação contábil necessária.