Integração NG Folha no SAP Business One

Janeiro 30, 2017 Dicas SAP B1 0 Comments

Antes da execução deste processo o usuário deve garantir sucesso nas seguintes operações relacionadas ao cadastro de empresa no NGFolha:

 

Correto cadastramento e identificação
O CNPJ é a informação que relaciona a empresa nos sistemas NGFolha e SAP B1
Os dados da empresa no NGFolha devem ser idênticos aos dados da mesma, no SAP B1

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Tela de cadastro de empresa no NGFolha abas Dados Pessoa Jurídica e Documentos

 

Correta definição para integração com SAP B1

  • Para a funcionalidade Sincronização de Plano de Contas, que promove a importação e/ou atualização do plano de contas do SAP B1 para o NGFolha, devem ser informadas as credenciais para conexão ao servidor e banco de dados da empresa pretendida no SAP B1.
  • A Matriz e suas Filiais podem possuir as mesmas credenciais. Diante disto é necessária a configuração de “multi-branch”: todas empresas em um só banco no SAP B1.
  • A Matriz e suas Filiais podem possuir credenciais diferentes. Diante disto é necessária a configuração “stand alone”: cada empresa em um banco distinto no SAP B1.

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Tela de cadastro de empresa no NGFolha aba integração

  • Para que haja integração dos dados contábeis das folhas de pagamento é necessário que a empresa do NGFolha também seja empresa no NGContábil.
  • O usuário não deve inserir a empresa novamente, ele deve localizar a empresa cadastrada anteriormente e torná-la empresa contábil.

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Tela de cadastro de empresas contábeis no NGFolha

 

Definição das estruturas das contas contábeis

  • Os parâmetros contábeis são compartilhados entre a Matriz e suas Filiais.

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Tela de cadastro de empresas contábeis no NGFolha aba parâmetros contábeis.

  • A partir destas configurações o usuário pode observar que ao importar uma conta contábil do SAP B1, o sistema ajusta o código da conta para que fique conforme a estrutura do plano de contas definido no cadastro da empresa.

Veja um exemplo:

  • Padrão estrutural do plano de contas no SAP B1 “9.9.9.99.99”
  • Estrutura de plano de conta definido no cadastro de empresa no NGContábil “9.9.9.99.99”
  • Exemplo de contas contábeis no SAP B1 “1.1.1.1.1 – Caixa”, “1.1.2.17.2 – Adiantamentos para despesas” e “1.1.3.1.6 – Almoxarifado”
  • Exemplo de como as contas anteriores no NGContábil “1.1.1.01.01 – Caixa”, “1.1.2.17.02 – Adiantamentos para despesas” e “1.1.3.01.12 – Almoxarifado”

 

Processo de sincronização de plano de contas

Para realizar o cadastramento de contas contábeis no NGFolha a partir do cadastro de plano de contas do SAP B1, acesse no NGFolha, menu “Ferramentas”, opção “Sincronizar Plano de Contas” aba SAP B1.

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Tela de sincronização de plano de contas entre NGFolha e SAP B1
Ao acessar esta rotina as contas do plano de contas do SAP B1 serão listadas automaticamente.
Nesta listagem estará a união das contas contábeis da matriz e suas filiais no SAP B1.

O sistema marcará ou não a opção “Sincronizar” de uma determinada conta contábil baseando-se na definição de inativação que possa existir no SAP B1.

No entanto, o usuário também pode definir neste momento, qual(ais) conta(s) contábil(eis) serão ou não sincronizadas.

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Tela cadastro de plano de contas no SAP B1.
Após a sincronia das contas contábeis, no menu “Cadastro/Contas Contábeis” do sistema NGFolha é possível visualizar as contas contábeis que foram cadastradas por este processo.

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Tela de cadastro de contas contábeis no NGFolha.

 

Processo de configuração de contabilização de verbas no NGFolha

Para configurar a contabilização das verbas presentes no processamento das folhas de pagamento é necessário acessar o menu “Cadastros/Regra de Contabilização de Verba” do sistema NGFolha.
Nesta configuração o usuário define para cada verba as contas contábeis para débito e crédito, também as proporções e históricos dos lançamentos.

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Tela de Regra de Contabilização de Verbas no NGFolha

 

Processo de configuração de Centros de Custos, Centros de Resultados e Unidades Administrativas no NGFolha

Disponíveis no menu “Cadastros/Centro de Custo, Centro de Resultado e Unidade Administrativa” do sistema NGFolha, estas informações implicam em estruturas gerenciais que podem ser atribuídas aos movimentos contábeis do processamento das folhas de pagamento no NGFolha.

O Código de Sincronismo é o campo que faz o relacionamento destas informações do NGFolha no SAP B1, quando o usuário trabalhar com contabilidade de custos no SAP B1.

Mais a frente, neste documento, veremos que o usuário pode definir o que estas informações se referem no SAP B1. Elas podem ser referir a Projetos ou Dimensões do SAP B1.

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Telas de cadastro de Centro de Custo, Centro de Resultado e Unidade Administrativa no NGFolha.

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Telas de cadastro de Dimensões, Centros de Custo e Projetos no SAP B1.

 

Processo de exportação de colaboradores e movimentos contábeis do NGFolha para o SAP B1

Disponível no menu “Ferramentas/Integração SAP B1” do sistema NGFolha, este processo implica na exportação de funcionários e movimentos contábeis do NGFolha para o SAP B1.

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Telas de integração com SAP B1 no NGFolha

  • Os critérios de exportação
  • O usuário deve informar o período inicial e final no qual deseja processar funcionários e/ou movimentos contábeis
  • Deve ser informado um diretório válido e acessível onde serão criados os arquivos .XML com as informações exportadas
  • A exportação das informações é orientada à empresa selecionada pelo usuário.
  • Exportando Funcionários
  • Por padrão serão exportados funcionários ativos, não demitidos e registrados até a data final informada anteriormente.
  • Caso a opção “Incluir Demitidos” seja marcada, serão considerados também, funcionários ativos, registrados e com data de demissão entre a data inicial e final, informadas anteriormente.
  • Os quadros “Motivo de Rescisões” e “Status do Funcionário” exibem a descrição de rescisões (por exemplo, “Empregador sem justa causa”) e os tipos de funcionários (por exemplo, “Normal; Afastado”) que ocorreram no período, respectivamente.
  • O processo de exportação implica na geração de um arquivo .XML no diretório informado anteriormente. O arquivo gerado possui a seguinte nomenclatura mmq_colaboradores_CNPJ-Empresa-Selecionada.xml.

 

Exportando Movimentos Contábeis

  • Somente verbas contabilizadas entre a data inicial e final informadas anteriormente são exportadas.
  • Caso a opção “Ignorar zeros à esquerda na estrutura das contas contábeis” seja marcada, as contas contábeis serão exportadas sem os zeros à esquerda, caso existam.

Veja um exemplo:

  • Exemplo de contas contábeis no NGFolha:

“1.1.1.01.01- Caixa”, ‘1.1.2.17.02 -Adiantamentos para despesas” e “1.1.3.01.12- Almoxarifado”.

  • Exemplo de como estas contas seriam geradas no arquivo XML:

“1.1.1.1.1 – Caixa”,”1.1.2.17.2 – Adiantamentos para despesas” e “1.1.3.1.6 -Almoxarifado”.
Caso a opção “Ignorar pontuação na estrutura das contas contábeis” seja marcada, as contas contábeis serão exportadas sem os pontos que separam e organizam as contas sintéticas e analíticas, caso existam.
Veja um exemplo:

  • Exemplo de contas contábeis no NGFolha:

“1.1.1.01.01 – Caixa”, “1.1.2.17.02 – Adiantamentos para despesas” e “1.1.3.01.12 – Almoxarifado”.

  • Exemplo de como estas contas seriam geradas no arquivo XML:

“11111 – Caixa”, “112172 – Adiantamentos para despesas” e “11316 – Almoxarifado”.
O mesmo Código de Transação que for informado nesta tela deve estar previamente cadastrado no SAP B1.

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Tela de cadastro de código de transação no SAP B1

  • O Indicador “CO” deve estar previamente cadastrado no SAP B1. Esse é um procedimento padrão definido na implementação da solução.

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Tela de cadastro de indicadores no SAP B1

  • Os campos para Data de “Criação’ e “Vencimento” desta tela correspondem aos campos “Data de Lançamento” e “Data De Vencimento” na tela de Movimento Contábil Manual do SAP B1, respectivamente.
  • No quadro “Apropriações Contábeis” deverá ser feito o relacionamento entre as estruturas gerenciais do NGFolha (Centro de Custo, Centro de Resultado e Unidade Administrativa) e as estruturas gerenciais do SAP B1 (Projeto e Dimensões). O usuário pode ignorar essas informações marcando a opção “Ignorar Dimensões”.
  • O processo de exportação implica na geração de um arquivo .XML no diretório informado anteriormente. O arquivo gerado possui a seguinte nomenclatura: mmq_contabilidade_CNPJ-Empresa-Selecionada.xml.

 

Processo de importação dos arquivos XML gerados utilizando o add-on Mastermaq Folha de Pagamento

Após a exportação de arquivos .XML de funcionários e/ou movimentos contábeis, no SAP B1, utilizando o add-on Mastermaq Folha de Pagamento é possível realizar a importação destas informações.

Comportamento do add-on em empresa do SAP B1 não configurada como multi-branch.

No momento da importação dos arquivos .XML o sistema verificará a existência dos arquivos mmq_colaboradores_CNPJ-Empresa-Acessada.xml ou mmq_contabilidade_CNPJ-Empresa- Acessada.xml no diretório informado pelo usuário.

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Tela de importação de funcionários e movimentos contábeis do add-on Mastermaq Folha de Pagamento no SAP B1.
Comportamento do add-on em empresa do SAP B1 configurada como multi-branch.

  • No momento da importação dos arquivos .XML o sistema verificará a existência dos arquivos mmq_colaboradores_CNPJ-Empresa-Selecionada.xml ou mmq_contabilidade_CNPJ-Empresa- Selecionada.xml no diretório informado pelo usuário.
  • Neste cenário o sistema será orientado à empresa selecionada pelo usuário e associará os funcionários e os pré-movimentos contábeis a esta empresa.

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Tela de importação de colaboradores e movimentos contábeis do add-on Mastermaq Folha de Pagamento no SAP B1.

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Tela de cadastro de colaboradores no SAP B1

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Tela de pré-lançamentos contábeis e lançamento contábil manual no SAP B1.