MEU SOFTWARE DE GESTÃO NÃO FUNCIONA

Muitas empresas, após passarem por um longo e às vezes doloroso processo de implantação de um sistema de gestão percebem, pouco tempo depois da homologação do projeto, que o sistema está com informações incorretas e que ao contrário do esperado, induzem o empresário à tomada de decisões incorretas.

Os motivos podem ser muitos e para facilitar nossa análise, vamos partir do pressuposto de que o sistema foi implementado de forma consistente e que na fase de testes integrados, os usuários validaram os resultados, ou seja, o sistema implementado apresentou o resultado esperado para os processos testados / contratados.

Via de regra, o principal motivo de informações inconsistentes, pasmem, é a falta de gestão pelos responsáveis por cada área.

Vamos entender em um primeiro momento, como a informação é gerada:

processo de dados - ERP

Entendendo que o software é suporte ao processo, o problema da informação errada pode estar em:

  1. Parametrização incorreta do software: a legislação pode ter mudado mas não foi feita manutenção no sistema;
  2. Falta de Treinamento do usuário: a equipe pode não estar treinada, em função de turn over ou ainda, por não ter se adaptado ao novo processo implementado com o sistema;
  3. Falta de conciliação dos dados: as informações, independente do software que está sendo utilizado, necessita de conferencia e conciliação. É para isso que servem os relatórios – operacionais e gerenciais – são eles que evidenciam os erros e indicam onde está o problema que deve ser corrigido.

É importante ter a consciência de que a empresa é um organismo vivo, que muda de necessidades na medida de sua existência e que o software de gestão não é feito para se adaptar sozinho às mudanças que ocorrem no ambiente!

A solução nunca é voltar a fazer controles paralelos e dessa forma invalidar o investimento de tempo e dinheiro que foi feito na implementação, inclusive desmotivando a equipe a utilizar o sistema em sua plenitude.

Faz parte do custo operacional de sua empresa a manutenção preventiva e evolutiva do sistema, a capacitação permanente da equipe e principalmente a gestão pró ativa, utilizando ao máximo os recursos de seu sistema de gestão.