A implantação de um novo sistema de gestão nas empresas gera uma grande mudança interna que, se não gerenciada de forma adequada, pode comprometer todo o projeto.

Os motivos são muitos, mas a única certeza é de que a mudança será grande e que é imprescindível estar atento, com propósitos e direção firmes para dar apoio e orientação à equipe. É forma de fazer como que o processo ocorra da forma menos traumática possível.

Para entender desse o início do processo, podemos começar olhando o que motiva uma empresa a trocar seu sistema de gestão. Em geral as necessidades são:

• Maior eficiência na geração de dados – menor retrabalho e maior qualidade
• Informações em tempo real
• Evolução tecnológica
• Informações fiscais mais íntegras

O caminho normal da escolha de um novo sistema de gestão seria um estudo detalhado dos processos empresariais e à luz desse estudo, escolher a ferramenta de mercado com menor custo benefício, que atenda às necessidades atuais da empresa e sustente o crescimento das operações.

Geralmente a primeira etapa é queimada e a opção é feita com base nas demonstrações dos fornecedores e pelo investimento necessário.

O próximo passo é a elaboração do Business Blue Print do projeto de implantação, que é um documento imprescindível, feito pela consultoria que fará a implantação e a equipe da empresa. Nele são detalhados os processos de negócio da empresa e como os mesmos serão atendidos pelo novo sistema. Nesse momento é possível identificar os principais gargalos e trata-los de forma a mitigar os riscos durante a implantação.

O que acontece geralmente é uma grande mudança de processos pois, para uma maior eficiência e menor retrabalho, a informação deve sempre ser tratada na sua origem. Dessa forma:

• A nota fiscal de entrada, que antes era lançada pelo setor fiscal ou pela contabilidade externa, passa a ser lançada pela equipe do estoque
• O cadastro de itens antes feito pelo departamento de compras, passa a ser feito ou revisado pelo departamento fiscal
• Em função disso, também é o estoque que define e confere as condições de pagamento da nota fiscal e alimenta o financeiro, no contas a pagar.
• O financeiro deixa de gerar os boletos no site do banco e passa a gera-los pelo novo sistema
• E o mais ameaçador para os colaboradores – a informação deixa de ser tratada em planilhas pessoais e passa a ser tratada pelo sistema, com níveis de alçada de autorização, rastreabilidade de acessos e alterações, cálculos somente pelas regras do sistema, impossibilitando ajustes fora dessas regras.

Com isso, o usuário perde sua referência e a segurança de ser insubstituível uma vez que as informações agora são totalmente da empresa e não dependem exclusivamente dele.

Além disso, o banco de dados passa a ser único, e as informações incorretas lançadas por qualquer setor, impactam todos os setores, o que geralmente traz conflitos internos.

As reações mais comuns são os usuários indicando que a nova solução não é aderente para a empresa, que o outro sistema funcionava melhor, apesar da morosidade, e a famosa frase “deu pau” no sistema e por isso, não consigo entregar o meu trabalho.

Nesse momento é fundamental que os gestores do projeto – por parte da empresa e por parte da consultoria, consigam separar o que é proveniente da mudança e passa por período de adaptação e o que pode realmente ser um gap do novo sistema. A atuação deve ser rápida e de forma focada, com apoio aos usuários para que os mesmos percebam o que mudou e como podem realizar o seu trabalho com a nova ferramenta.

A firmeza na conduta e na direção é fundamental pois aqueles com dificuldade de aceitação redirecionados e se necessário, remanejados.

É de suma importância que os dados sejam conciliados – e o apoio da contabilidade é muito importante – e ajustados de forma rápida para que as pessoas aprendam com os erros e o novo sistema seja a única referência para todos na empresa – principalmente para os gestores.

Sair da zona de conforto nunca é muito fácil, mas é sempre desafiador e é o que nos move na direção do crescimento, pessoal e profissional. E uma mudança de sistema é realmente um grande e único desafio – se você estiver nesse contexto, aproveite e não resista, pois com certeza sairá melhor!