Procedimento padrão para o fechamento contábil no SAP Business One

Dezembro 22, 2016 Dicas SAP B1 2 Comments

Conciliação de todas as contas do Balancete.

Transação utilizada para Conciliação

Razão contábil

Este relatório permite a você gerar uma lista de lançamentos contábeis manuais, lançados no banco de dados da empresa de acordo com vários critérios.

Caminho: Finanças>Relatórios Financeiros> Contabilidade >Razão

Tirar um Razão das contas do balancete e efetuar a comparação entre os saldos contabilizados, contra extra Contábil (Exemplo: Livro Fiscal, planilhas paralelas, Extratos Bancários e etc….) ou acompanhar as evoluções das contas. Estes procedimentos deverão ser realizados para todas as contas.

Focar as seguintes contas:

  • Contas Caixa (Caixa, Banco conta movimento);
  • Contas de Impostos (passíveis de débito e crédito – a Recuperar e a Recolher e impostos retidos na fonte);
  • Contas da Folha de Pagamentos;
  • Contas Transitórias;
  • Contas do Ativo (Clientes, Imobilizado, Estoque, Aplicações Financeiras, Adiantamentos);
  • Contas do Passivo (Fornecedores, Financiamentos a curto e longo prazo, Empréstimos a curto e longo prazo, Adiantamentos);

Observação:

  1. A reconciliação funciona no princípio de que para cada Débito deve haver um Crédito e vice-versa. Contudo, isso não pode ser aplicado integralmente para as contas dos tipos Despesas/Custos e Receitas, pois essas serão zeradas no Encerramento do Período.
  2. As transações feitas através de Documentos de MKT são automaticamente reconciliadas;
  3. As transações feitas ou alteradas por LCMs não são reconciliadas automaticamente exigindo, portanto, a reconciliação manual;

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Apurações de impostos

Transação utilizada para Apuração de Impostos

Lançamento Contábil

Lançamentos manuais são registrados diretamente no banco de dados e não podem ser eliminados. Para cancelar um lançamento contábil manual, crie um lançamento contábil manual retificativo (estorno).

Caminho: Finanças>Lançamento Contábil Manual

Rotina

Tirar um Razão da conta de impostos a recuperar e a recolher e efetuar as conciliações com os extra contábeis, exemplo:

Apuração de ICMS

-Saldo razão da conta de ICMS a Recuperar = 3.000

Caminho: Finanças>Relatórios Financeiros> Contabilidade >Razão

-Saldo razão da conta de ICMS a Recolher =   5.000

Caminho: Finanças>Relatórios Financeiros> Contabilidade >Razão

Observação: O saldo descriminado acima refere-se a movimentação de entrada e saída de Nota Fiscal.

Após conciliação dos saldos dos valores contidos nas contas de ICMS a Recuperar e a Recolher, se iniciará o processo de apuração do imposto, que no caso em questão o ICMS. Os usuários deverão verificar nas contas contábeis de ICMS a Recuperar e a Recolher, qual das duas contas tem o menor saldo, que no caso do nosso exemplo é o valor do ICMS a Recuperar. Após a conferencia, o usuário terá que transferir todo valor do ICMS a Recuperar para ICMS a Recolher através do lançamento contábil manual.

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Se no caso o ICMS a Recolher for menor do que o ICMS a Recuperar, o usuário terá que efetuar um lançamento contábil manual levando somente o valor de credito que irá recuperar no período, ficando somente na conta a Recuperar o saldo restante a compensar no próximo período.

Assim terá que ser efetuado todo procedimento descrito acima para todos os impostos que aproveitam créditos e possuem débitos contidos no plano de contas.

Lançamentos efetuados no período de Fechamento

Todos os documentos que são de competência do mês em apuração, deverão ser lançados no período, para não ferir o princípio da competência e atrapalhar o fechamento da contabilidade.

Bloqueio do Período de Lançamento

Após todas as etapas acima vencidas o usuário responsável pelo fechamento contábil, deverá efetuar o bloqueio do período, para que não seja lançado nada depois de toda apuração e conciliações efetuadas.

Caminho: Administração>Inicialização de Sistema>Período de lançamento

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Encerramento do Período e apuração de Imposto

Caminho: Administração>Utilitários>Encerramento do período.

Rotina:

Após as etapas anteriores vencidas, deveremos efetuar o encerramento do período (Apuração de Lucro), utilizando a transação encerramento de período. Para tal, selecione todas as contas de resultado (Receita, Custo, Despesa, Contas de Compensação).

Nota: para realização dessa rotina é necessário desbloquear o período de lançamento. O bloqueio será refeito após o encerramento.

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Período De, Até
Selecione o período de lançamento da lista suspensa. Os subperíodos do período de lançamento selecionado são exibidos nas listas suspensas nos campos De e Até. Selecione o intervalo necessário dos subperíodos para os quais você executa o processo Encerramento do período.

Selecione a conta contábil relevante a ser utilizada como conta de compensação para a conta de resultados e para a conta de lucros acumulados.

Selecione a conta contábil relevante a ser utilizada como conta de compensação para a conta encerramento de período.

Logo todas as Etapas vencidas acima poderemos emitir os relatórios Financeiro (DRE, Balanço, Balancete).

Bloqueio do Período de Lançamento

Após todas as etapas acima vencidas o usuário responsável pelo fechamento contábil, deverá efetuar o bloqueio do período, para que não seja lançado nada depois de toda apuração e conciliações efetuadas.

Caminho: Administração>Inicialização de Sistema>Período de lançamento

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Atalhos:

  1. Para função de conciliação, execute: Finanças -> Reconciliações Internas -> Reconciliação;
    1. Aplique a metodologia em conformidade com a operação (manual, automática ou semiautomática);

Reconciliação contábil
Processo com acesso direto ao plano de contas

  1. Abra o plano de contas, Finanças -> Plano de Contas, e verifique o saldo de cada conta. Clique na seta amarela ao lado do saldo e selecione “exibir apenas transações não reconciliadas”. Caso existam lançamentos a reconciliar, clique no botão “Reconciliação Interna” e proceda à reconciliação.
  2. Use o botão “Correções” para fazer os LCMs necessários para zerar os saldos.
  3. Clique OK e retorne para a tela de navegação no plano de contas

 

Resumo do Procedimento padrão para o fechamento contábil no SAP-B1

  1. Verifique o status dos períodos de lançamentos
    1. Caminho: Administração>Inicialização do Sistema>Períodos de Lançamentos;
    2. Observações
      1. O encerramento será mensal (seleção de um único subperíodo) ou trimestral (seleção de três subperíodos) conforme o regime de apropriação de lucros da empresa;
      2. O encerramento do último subperíodo de um exercício equivale ao encerramento do próprio exercício, ou seja, ao encerrarmos o subperíodo Dezembro/13, estaremos encerrando o exercício 2013;
  • Todos as operações referentes a um dado subperíodo devem ser lançadas no mesmo subperíodo;
  1. Uma vez feitos todos os lançamentos referentes ao subperíodo a ser encerrado, esse subperíodo deverá assumir o status = “Bloqueado”;
  1. Verifique e faça a reconciliação contábil
    1. Abra o plano de contas, Finanças -> Plano de Contas, e verifique o saldo de cada conta. Clique na seta amarela ao lado do saldo e selecione “exibir apenas transações não reconciliadas”. Caso existam lançamentos a reconciliar, clique no botão “Reconciliação Interna” e proceda à reconciliação.
    2. Use o botão “Correções” para fazer os LCMs necessários para zerar os saldos, se necessário.
    3. Clique OK e retorne para a tela de navegação no plano de contas
  2. Verifique e faça a apuração dos impostos
    1. Saldos entre imposto a recuperar e a recolher e impostos retidos;
  3. Emita um Balancete para verificação da evolução das contas
    1. Caminho: Finanças>Relatórios Financeiros>Balancete
  4. Execute o Encerramento de Período
    1. Caminho: Administração>Utilitários>Encerramento do período;
  5. Certifique-se de que o período encerrado está bloqueado
    1. Caminho: Administração>Inicialização de Sistema>Período de lançamento;
  6. Emita os relatórios financeiros de resultados
    1. Caminho: Finanças>Relatórios Financeiros>Financeiro>Demonstração de Resultados

Fundamentos

  1. Toda a movimentação dos usuários devem se dar através de Documentos de Marketing, ficando os LCMs restritos aos contadores e bloqueados para os usuários;
  2. Criação de todos os modelos possíveis para os pagamentos e recebimentos (Esboço de Documento para os tipos – Venda C/R, Compras C/P) para as operações diárias;
  3. Criação de Lançamentos Periódicos para Empréstimos, Financiamentos, Contas de Aluguel e outras contas previstas e com provisionamento;